Hoe overtuig ik mijn leiderschapsteam om te investeren in verandering?
Of je het nu omarmt of je ertegen verzet, verandering komt ons leven binnen als een meedogenloze vloed. Gelukkig hoeft je organisatie de storm niet alleen te trotseren.
Met de juiste business case zul je besluitvormers kunnen overtuigen om een sprong in het diepe te wagen in de handen van een . change manager. In deze blogpost helpen we je het waarom en hoe achter het maken van een business case voor verandering te begrijpen.
Inhoudsopgave
Waarom je een business case nodig hebt
De basis van uw business case voor change management
Vijf belangrijke redenen om een change manager
De impact van verandermanagers berekenen
Waarom je een business case nodig hebt
Een business case is een gestructureerd document dat de rechtvaardiging schetst voor het opstarten van een project of het doen van een investering - in dit geval het inhuren van een change manager. Het dient als hulpmiddel om de potentiële voordelen, kosten, risico's en andere relevante factoren van het voorstel te evalueren.
Sommige leiders aarzelen om een ervaren change manager in dienst te nemen vanwege misvattingen over de kosten, de noodzaak van de functie of het vermogen van interne resources om deze functie uit te voeren. Deze aarzeling komt vaak voort uit een gebrek aan inzicht in wat er eigenlijk bij komt kijken en wat er nodig is om een transformatie te laten slagen. change management er eigenlijk bij komt kijken en wat er nodig is om een transformatie te laten slagen.
Maar verandermanagement is geen luxe; het is een strategische investering. Een toegewijde verandermanager brengt een unieke set vaardigheden mee die hard nodig zijn in tijden van transformatie. Als je een goed opgebouwde business case maakt, kun je besluitvormers informeren en overtuigen om te investeren in verandermanagement.
"Initiatieven met een uitstekende change management hebben 7 keer meer kans om de doelstellingen te halen dan initiatieven met een slechte change management."
(Prosci, 2023)
De basis van uw business case voor change management
Neem voordat je begint met het opstellen van de business case even de tijd om na te denken over je doelgroep. Stap figuurlijk in hun schoenen. Welke argumenten zullen hen overtuigen?
Als je met het topmanagement praat, probeer dan de 'mensenkant van verandering' te koppelen aan hun vermogen om strategische doelen te bereiken en financiële risico's te beperken. Als je te maken hebt met projectmanagers, moet de discussie gericht zijn op het succesvol (OTIF, On-Time-In-Full) opleveren van hun projecten.
Nu we onze kernfocus hebben bepaald, duiken we in de belangrijkste onderdelen van een business case:
1. Samenvatting:
Geef een beknopt overzicht van de belangrijkste punten, doelen en resultaten van het voorgestelde project.
2. Achtergrond:
Beschrijf de redenen achter het project. Waarom is verandering nodig en waarom NU?
3. Project
Schets de reikwijdte en doelstellingen van het project. Leg uit wat wel en niet onder het initiatief valt.
4. Financiële analyse:
Presenteer de verwachte kosten en baten van het inhuren van een ervaren change manager.
5. Risicobeoordeling
Identificeer de potentiële risico's en uitdagingen die het succes van het project in de weg kunnen staan. Overweeg een SWOT-analyse (sterke en zwakke punten, kansen en bedreigingen).
6. Tijdlijn en planning:
Geef een schatting van de tijdlijn voor de verschillende fasen en mijlpalen van het project, met een duidelijk overzicht van de verwachte duur.
7. Conclusie:
Geef een samenvatting van de aanbevelingen en argumenten over het voorgestelde project. Overweeg om bijlagen toe te voegen met ondersteunende gegevens, zoals grafieken, diagrammen of referenties.
Door deze componenten op te nemen, krijgt je business case een solide basis en wordt het een krachtig instrument om de rol van een change manager te bepleiten. Om de case nog verder te versterken, hebben we de belangrijkste redenen voor het inhuren van een change manager op een rijtje gezet.
5 belangrijke redenen om een change manager
Snellere invoering van veranderingen, minder weerstand, kostenbesparingen... het zijn maar een paar redenen om de investering te doen. Zorg er bij het schrijven van je business case voor dat je de volgende belangrijke redenen opneemt om een change manager in te huren.
1.Verandermanagers versnellen de invoering van veranderingen
Het is niet omdat je leiderschapsteam beslist om een veranderinitiatief te lanceren, dat werknemers de nieuwe manier van werken automatisch zullen overnemen. Verandermanagers spelen een cruciale rol in het vergemakkelijken van een soepele overgang voor werknemers. Ze helpen werknemers de noodzaak van verandering te begrijpen en hoe het hun werk zal beïnvloeden.
Door ondersteuning en begeleiding te bieden tijdens het veranderproces kunnen verandermanagers werknemers helpen om zich sneller aan te passen aan de nieuwe manier van werken, wat kan leiden tot een hogere productiviteit en efficiëntie.
2. Verandermanagers verminderen de weerstand tegen verandering
Verandering kan een zware pil zijn om te slikken en werknemers kunnen zich er om verschillende redenen tegen verzetten. Een ervaren change manager is in staat om deze problemen aan te pakken en de weerstand tegen verandering te verminderen. Hoe? Door de impact van de verandering op de verschillende groepen belanghebbenden te meten en te analyseren en de juiste interventies te organiseren om de weerstand te verminderen. Zoals het gebruik van duidelijke communicatie, betrokkenheid van werknemers en het bieden van training en ondersteuning.
3. Verandermanagers verbeteren de betrokkenheid van werknemers
Verandermanagers kunnen ervoor zorgen dat werknemers betrokken worden bij het veranderproces en een stem hebben in de beslissingen die op hen van invloed zijn. Dit kan leiden tot een grotere betrokkenheid en motivatie van werknemers, wat een positief effect heeft op de productiviteit en de algehele werktevredenheid.
4. Change Managers kunnen helpen kosten te besparen en risico's te beperken
Het voelt tegenstrijdig, toch? Iemand inhuren om kosten te besparen. Maar omdat transformaties niet alleen bedrijfskritisch zijn, maar ook veel middelen vergen, kan een verkeerde aanpak leiden tot aanzienlijke financiële verliezen. Gelukkig tonen gegevens consequent aan dat projecten met een uitstekende change management 7x meer kans hebben om hun doelstellingen te halen.
Bovendien is er een duidelijk verband tussen uitstekende change management en het vermogen om binnen of onder het budget te blijven. De expertise van een change managerzorgt er dus voor dat verandering wordt uitgevoerd als een goed gecoördineerde symfonie, waardoor verspilling van waardevolle middelen tot een minimum wordt beperkt. En als de transformatie gericht is op het verbeteren van de efficiëntie, zijn de financiële beloningen op de lange termijn zelfs nog groter.
5. Verandermanagers creëren organisatorische wendbaarheid
In de huidige VUCA-wereld moet je wendbaar, responsief en snel zijn als een ninja. Naast het huidige veranderinitiatief kan een ervaren verandermanager je helpen bij het opzetten van een veranderingsmotor. Dit betekent dat je minder reactief en meer proactief wordt bij verandering.
Zoals je je kunt voorstellen, zijn al deze redenen op de een of andere manier met elkaar verweven. Dat komt omdat verandermanagers in staat zijn om veranderingen aan te pakken en organisaties vanuit verschillende niveaus en perspectieven te transformeren. Maar hoe zit het met de wiskunde? Om het topmanagement te overtuigen is meer nodig dan alleen wereldse argumenten. Bereid je dus voor op het kraken van de cijfers en het maken van een kosten-batenanalyse.
De impact van verandermanagers berekenen
Het leiderschapsteam zal vooral geïnteresseerd zijn in de verwachte ROI - return on investment. Dit getal wordt berekend door de toegevoegde waarde van een investering (voordelen) te delen door de kosten die deze investering met zich meebrengt. In dit geval moeten we de bovenstaande voordelen kwantificeren, evenals de kosten voor het inhuren van een change manager.
Laten we een voorbeeld bekijken. Stel dat je een change manager wilt inhuren voor een project van 6 maanden. Je gaat uit van maandelijkse kosten ovan €15.000 enen een extra budget van 30.000 euro voor training, evenementen en materialen. Aan de kostenkant kijk je naar een investering van €120.000.
De voordelen zijn moeilijker te kwantificeren, maar laten we het proberen.
In termen van goedkeuring, Prosci een methode voor die relatief eenvoudig is: bereken de verwachte projectvoordelen EN diezelfde voordelen wanneer er 0 adoptie en gebruik is.
Je introduceert bijvoorbeeld een nieuw systeem dat het bedrijf op zichzelf al €300.000 zal besparen. Als de werknemers het systeem echter correct gebruiken, zal het voordeel voor het bedrijf nog groter zijn: €475.000. De toegevoegde waarde voor adoptie kan worden gemeten op €175.000, aangezien dit het deel is dat afhankelijk is van grote change management.
Dit betekent dat we alleen al door te kijken naar de adoptie een positieve ROI kunnen meten van (175.000 / 120.000 * 100) = 145%.
Maar er zijn meer voordelen waarmee je rekening kunt houden. Er zijn bijvoorbeeld praktische manieren om de voordelen te meten van toegenomen betrokkenheid van werknemers en verminderde risico's. Door verschillende elementen op te nemen, creëer je een sterke case voor de financieel georiënteerde geesten.
Omarm verandering met een partner en verhoog uw ROI
Kortom, organisaties moeten erkennen dat change management een strategische investering is en geen onnodige of 'nice to have' uitgave. Een change manager brengt gespecialiseerde vaardigheden mee om uitdagingen aan te gaan, risico's te beperken en het succes van transformatie-initiatieven te garanderen. Hun expertise is cruciaal om werknemers door onzekerheid te loodsen en buy-in te bevorderen.
Door de langetermijnvoordelen en ROI te erkennen die effectief verandermanagement met zich meebrengt, kunnen leiders weloverwogen beslissingen nemen en hun organisaties positioneren voor succesvolle en duurzame verandering.
Op SPRING TODAY moedigen we je aan om verandering met vertrouwen te omarmen. Neem contact ons voor een partnerschap waarmee uw organisatie uitdagingen voor nu en in de toekomst het hoofd kan bieden.
Hebt u hulp/ondersteuning nodig bij uw uitdagingen op het gebied van verandering en transformatie?
SPRING TODAY levert de Verandering & Transformatie experts die de taal van de organisatie spreken en de uitdagingen en complexiteit van de context begrijpen. Zij verbinden, creëren beweging en zetten een route uit naar "de organisatie van morgen!