Navigeer met vertrouwen door veranderingen:
10 essentiële change management tools
Je hebt dus besloten om je te wagen in de wereld van change management? Goede zet!
Maar voordat je de sprong waagt, moet je weten dat er een hele reeks change management tools bestaat om je te helpen slagen. Zullen we die gereedschapskist eens vullen?
De ultieme lijst met Change Management tools
Stel je voor: verandermanagers die goedbedoelde interventies proberen uit te rollen die uiteindelijk aanvoelen als een vervelende, haartrekkende taak. Het resultaat? Chaos en weerstand. En dat is wel het laatste waar iemand op zit te wachten, toch?
Het navigeren van veranderingen puur op intuïtie kan sommige (meer ervaren) verandermanagers goed van pas komen. Maar het is net als rijden zonder GPS - in het beste geval onnodig en schadelijk als je uiteindelijk verdwaalt.
Gelukkig heb je een heleboel instrumenten tot je beschikking om je te helpen je bestemming te bereiken. Er zijn change management modellendie door heel slimme mensen zijn ontwikkeld en in de loop der tijd hun waarde hebben bewezen.
Bovendien, change management hulpmiddelen en sjablonen om praktische ondersteuning te bieden en je werk gemakkelijker uit te voeren. Op basis van jarenlange ervaring op het gebied van change management hebben we een lijst samengesteld met 10 change management tools die zeker deel moeten uitmaken van je gereedschapskist.
Hier is de ultieme lijst met change management sjablonen en tools:
- ZCase for Change
- ZThe Change Story
- ZChange Risk Assessment
- ZIdentificeren en selecteren van Changeleaders
- ZStakeholderanalyse
- ZCommunicatieplan
- ZTrainingsplan
- ZToezeggingsladder
- Temperature Checks
- ZChange Management Plan
Lees verder en ontdek hoe je de basis legt voor een succesvolle transformatie!
Case for change
Voordat je iets anders doet, moet je een gemeenschappelijk begrip creëren van de noodzaak tot verandering. Waarom doen we dit eigenlijk? Als je geen duidelijk en ondubbelzinnig antwoord op deze vraag kunt vinden, doe dan niet eens de moeite om verder te gaan.
A geval voor verandering is een duidelijk geformuleerde verklaring van de rationale of reden voor een programma. Het dient als een overeengekomen 'Single Version of the Truth' waar alle belanghebbenden op kunnen vertrouwen.
Daarom is het ontwikkelen van een 'case for change' cruciaal om in een vroeg stadium afstemming te creëren met je belangrijkste stakeholders (niet alleen het topteam). Het creëert een gevoel van urgentie en helpt bij het definiëren van de boodschappen, thema's en communicatieraamwerken die tijdens de transformatie moeten worden toegepast.
Wanneer mensen echt de WAAROM achter een transformatie, is de kans groter dat ze deze zullen steunen en de veranderingen zullen overnemen.
At least 70% of major corporate changes fail to capture the benefits ascribed to them. A big factor is that the soft issues are not understood to truly be the hard issues. Not enough attention is dedicated to the hearts and minds of the people in the organisations” – Glenn Tilton, former CEO of United Airlines
Klaar om aan de slag te gaan? Dit zijn de vragen die je case for change moet beantwoorden:
- Wat is de achtergrond van de bedrijfsvereisten?
- Waarom veranderen we?
- Wat staat er op het spel als we niet veranderen?
- Wat is de verandering?
- Om hoeveel verandering gaat het eigenlijk?
- Welke voordelen levert het project op en voor wie?
- Hoe gaan we dat doen?
- Wat gebeurt er nu?
Over het algemeen is de Case for Change altijd gebaseerd op kansen of pijn. Dit betekent dat de huidige situatie niet houdbaar is en het bedrijf steeds meer schade toebrengt (pijn), of dat er een enorm reservoir aan onaangeboord potentieel is dat wacht om ontdekt te worden (kans). Hoe dan ook, de business is de kern van de redenen waarom bedrijven transformaties doorvoeren.
Dit basiswerk zorgt ervoor dat wanneer u begint aan de reis van 'anders zaken doen', u dit doet als een verenigd front en met een duidelijke visie op de bestemming!
Is een 'case for change' niet genoeg om je leiders te overtuigen om te investeren in change management? Lees hoe u een business case die de financiële geesten van uw organisatie aanspreekt.
The Change Story
Van Martin Luther King tot Abraham Lincoln, de geschiedenis heeft keer op keer de kracht van dromen laten zien. Een overtuigende visie op de toekomst kan mensen aantrekken en hen doen geloven.
Daarom is het veranderingsverhaal een krachtig hulpmiddel. Het dient als middel om je visie op de toekomstige staat te communiceren naar alle betrokken medewerkers binnen een organisatie.
Maar pas op, met de inhoud alleen kom je maar halverwege. De uitvoering is net zo belangrijk! Dus wanneer je het verhaal presenteert, zorg er dan voor dat je deze belangrijke kenmerken meeneemt:
- Passie: Passie is overtuigend. Laat je gedrevenheid doorschemeren, want het zal een grote invloed hebben op je publiek.
- Opwinding: Word enthousiast over de verandering. Opwinding werkt aanstekelijk en kan anderen inspireren om de visie te omarmen.
- Beroep op gevoelens: Emoties zijn krachtige motivatoren. Feiten zijn belangrijk, maar emoties raken mensen. Maak contact met je publiek op een emotioneel niveau.
- Consistentie: Zorg ervoor dat je woorden overeenkomen met je daden. Inconsistenties tussen wat je zegt en wat je doet, kunnen het vertrouwen schaden.
- Herhaling: Breng het veranderingsverhaal zo vaak mogelijk onder woorden. Herhaling versterkt de boodschap en helpt deze te verankeren in de hoofden van je publiek.
Lees verder en ontdek hoe je de basis legt voor een succesvolle transformatie!
Change Risk Assessment
Wanneer je de noodzaak en bereidheid tot verandering probeert te beargumenteren bij de rest van de organisatie, is het belangrijk om een duidelijk overzicht te hebben van alle obstakels die je tegen kunt komen.
De aanpak voor de beoordeling van veranderingsrisico'sontwikkeld door Prosci, helpt je bij het systematisch evalueren van veranderingsrisico's op basis van veranderingskenmerken en organisatiekenmerken:
- Kenmerken van veranderingBeoordeel de aard, omvang, hoeveelheid en impact van een verandering op een spectrum van een kleine incrementele verandering tot een grote, ontwrichtende verandering.
- Organisatorische kenmerken: beoordeel de waarden, cultuur, veranderingscapaciteit, leiderschapsstijl en geschiedenis van eerdere veranderingen van de organisatie op een spectrum van veranderingsklaar tot veranderingsresistent.
Aangezien elk veranderingsinitiatief anders is, zal inzicht in deze kenmerken je helpen om je aanpak op maat te maken.
Klaar om erin te duiken? U vindt Prosci's Change Risk Assessment tool hier!
Aangezien elk veranderingsinitiatief anders is, zal inzicht in deze kenmerken je helpen om je aanpak op maat te maken.
Klaar om erin te duiken? U vindt Prosci's Change Risk Assessment tool hier!
Prosci risicobeoordelingsrooster, bron:
https://www.prosci.com/blog/keys-to-prepare-for-change
Identificeren en selecteren van Changeleaders
Het vinden en selecteren van veranderingsleiders, vaak veranderingssponsors en -kampioenen genoemd, is een cruciale stap in het succesvol implementeren van een veranderingsinitiatief. Waarom?
Omdat deze personen een belangrijke rol spelen bij het stimuleren van de verandering en het verkrijgen van de steun en betrokkenheid van anderen binnen de organisatie!
Veranderingssponsors Dit zijn topleiders in de organisatie die de macht en het geld hebben om "ja" te zeggen tegen het veranderingsproject. Zij zijn verantwoordelijk voor het aansturen van de transformatie en het overzien van het grote geheel.
Veranderingskampioenen/agenten zijn meestal middenmanagers of gewone werknemers die geliefd en enthousiast zijn over de verandering. Het is hun taak om anderen te vertellen waarom de verandering goed is en hen te helpen er achter te staan. Ze geven ook feedback en ideeën.
Als je op zoek bent naar leiders voor verandering, let dan op deze kenmerken:
- Ze kennen de omgeving: wat werkt en wat niet werkt
- Ze dagen de status-quo uit
- Ze zijn echt overtuigd van de verandering en weten hoe ze het moeten verkopen
- Ze zijn goed in het creëren/onderhouden van relaties
- Ze zijn bereid tijd te maken voor verandering
- Ze zetten door, zelfs in tijden van ongemak
- Ze laten zich niet intimideren door weerstand
- Ze erkennen, vieren en belonen anderen
Als je deze juweeltjes eenmaal hebt gevonden, houd ze dan stevig vast. Vergeet ze niet, maar zorg ervoor dat je ze op de hoogte houdt tijdens de wendingen van je transformatie.
Stakeholderanalyse
Hoe groot of klein de transformatie ook is, mensen erbij betrekken is de enige manier om verandering te laten slagen. Daarom speelt Stakeholder Management een cruciale rol!
Stakeholdermanagement is het proces van luisteren naar de mening van mensen, waar mogelijk aansluiten bij hun motieven en hun mening beïnvloeden. Dit begint met een Stakeholderanalyseom te bepalen welke stappen je moet nemen.
Zo pak je een Stakeholderanalyse aan:
Potentiële belanghebbenden identificeren
De eerste stap is het samenstellen van een uitgebreide lijst van alle potentiële belanghebbenden. Dit kunnen individuen of groepen binnen en buiten de organisatie zijn die beïnvloed worden door of invloed hebben op het project of de verandering.
De behoeften en zorgen van belanghebbenden begrijpen
Voor elke stakeholder of stakeholdergroep is het cruciaal om hun specifieke behoeften, verwachtingen en zorgen met betrekking tot het project of de verandering te identificeren. Deze informatie helpt om de communicatie- en betrokkenheidstrategieën op maat te maken.
Stel jezelf vragen als:
- Welk belang, financieel of emotioneel, hebben ze bij het veranderingsproject?
- Wat is hun huidige mening over de verandering?
- Wie beïnvloedt hun meningen?
- Wat zal hen overtuigen om dit veranderingsproject te steunen?
- Of hoe ga je om met hun tegenstand?
Categoriseer de belanghebbenden in een Power-Interest Grid
Beoordeel voor elke groep of individu hoe groot de impact van de verandering op hen is en in welke mate ze de transformatie kunnen beïnvloeden.
Positioneer ze in een diagram, of een zogenaamde stakeholderkaart. Dit zal je leidraad zijn in de communicatie met elke stakeholder: hoe vaak je contact moet houden en hoe je ze tevreden of op de hoogte houdt.
Elke stakeholder in kwadrant 4 heeft de hoogste prioriteit in het kader van stakeholdermanagement. Besteed speciale aandacht aan deze groep en probeer ze positief te beïnvloeden!
Wil je aan de slag? Download de sjabloon voor stakeholderanalyse ontwikkeld door LQ!
Communicatieplan
Om transparantie te garanderen, weerstand te voorkomen en een soepele overgang mogelijk te maken, kun je het beste iedereen op de hoogte houden en betrekken bij het hele veranderingsproces.
En om dat mogelijk te maken, heb je een solide communicatieplan! Een plan dat de strategie uitstippelt voor het verspreiden van informatie, inclusief wat wanneer gecommuniceerd zal worden en via welke kanalen.
Om de transformatie soepeler te laten verlopen, moet je communicatieplan antwoord geven op de volgende vragen (in deze volgorde!):
- Wie is je doelgroep?
- Welke boodschap moeten we hen meegeven?
- Wat is het juiste kanaal of medium?
Op basis van deze informatie kun je specifieke communicatiemomenten identificeren en deze uitzetten op een tijdlijn. Goed gedaan, je hebt nu een communicatiekalender gemaakt!
Opleidingsplan
Soms is communicatie alleen niet voldoende om de verandering teweeg te brengen.
Denk bijvoorbeeld aan een agile transformatie. Zelfs als je teams zich volledig bewust zijn van de voordelen en volledig achter de verandering staan, kan de adoptie laag zijn. Waarom? Ze weten gewoon niet hoe ze agile moeten werken.
In deze of soortgelijke gevallen komt een goed gestructureerd trainingsplan goed van pas. A opleidingsplan geeft aan hoe je je personeel gaat uitrusten met de vaardigheden en kennis die nodig zijn voor de nieuwe manier van werken en hoe je hun gedrag kunt veranderen.
Dit vereist het identificeren van de capaciteitsleemtes in uw organisatie en het selecteren van de beste oplossingen om deze leemtes op te vullen. Door dit te doen, geeft u uw organisatie de juiste vaardigheden om de transformatie voort te zetten!
Commitment Ladder
Wat is de heilige graal van change management? Je medewerkers veranderen in ambassadeurs voor verandering. Zodra collega's elkaar beginnen te overtuigen, is het grootste deel van je werk gedaan.
De commitment ladder beschrijft hoe mensen gecommitteerd raken aan een nieuwe manier van werken.
Als je inzicht hebt in de huidige fase van de betrokkenheidsladder voor werknemers, kun je de juiste interventies kiezen om hen naar de volgende stap te helpen.
Laten we eens naar de grafiek kijken en onszelf de volgende vragen stellen:
kennen
Worden de juiste mensen op het juiste moment geïnformeerd en begrijpen ze waarom de verandering belangrijk is?
Voel je
Begrijpen ze de persoonlijke impact van de verandering? Wat is hun kijk daarop?
doen
Hebben ze voldoende training gekregen om met de veranderingen om te gaan en kunnen ze die met succes toepassen?
promoten
In dit stadium kunnen werknemers andere teamleden actief aanmoedigen om de verandering over te nemen!
Wil je beginnen met het opbouwen van betrokkenheid in de organisatie?
We raden je ten zeerste aan om de volledige commitment ladder tool gedeeld door LQ te downloaden!
Temperature Checks
Hoe vaak heb je iemand van je team niet gevraagd hoe het met hem of haar gaat en hij of zij antwoordt simpelweg met "Eh... goed" of "Niet slecht"?
Vooral bij veranderingen kunnen antwoorden als deze frustrerend zijn of tot nog meer vragen leiden.
A temperatuurcheck is bedoeld om specifieke feedback te verzamelen over het veranderingsinitiatief. Het is in wezen een zeer snelle enquête die naar werknemers wordt gestuurd om te begrijpen hoe individuen reageren op de transformatie.
Deze regelmatige check-ups kunnen je helpen om het huidige niveau van begrip en steun voor je veranderingsinitiatief te identificeren. Het bestaat uit slechts twee dimensies:
- In hoeverre begrijp je begrijpen het veranderingsinitiatief?
(Niet op de hoogte - Weinig of geen begrip - Redelijke mate van begrip - Hoge mate van begrip) - In welke mate ondersteunen het veranderingsinitiatief?
(Op dit moment niet ondersteunend - Enigszins ondersteunend - Redelijk ondersteunend - Volledig ondersteunend)
Op basis van de uitkomsten kun je bepalen welke volgende stappen nodig zijn om deze scores te verbeteren!
Change management plan
Last but not least wordt het aangemoedigd om altijd een change management plan te maken.
A change management plan bestaat uit alle eerder genoemde sleutelinspanningen - van het opbouwen van een zaak voor verandering tot het uitvoeren van temperature checks.
Wat zijn de voordelen? Ja, door al je veranderingsgerelateerde activiteiten op een tijdlijn te zetten, houd je jezelf georganiseerd. Maar een change management plan is ook een geweldig document om de voortgang van het programma te laten zien aan je belanghebbenden.
Natuurlijk moet dit document als richtlijn dienen. Trouw er niet mee! Change management is mensenwerk. Omstandigheden kunnen veranderen, waardoor je misschien flexibel moet zijn en het plan moet aanpassen.
Dat is het! De 10 change management sjablonen en tools om te gebruiken in 2024. Let op: weten wanneer en precies hoe je deze tools moet gebruiken, komt met ervaring. Heb je een helpende hand nodig? SPRING TODAY kan je helpen bij het vinden van de juiste veranderexpert voor jouw transformatie.
Dat is het! De 10 change management sjablonen en tools om te gebruiken in 2024.
Let op dat het kennen van wanneer en precies hoe deze tools te gebruiken, komt met ervaring. Een helpende hand nodig? SPRING TODAY kan je helpen de juiste veranderingsexpert te vinden voor jouw transformatie.
Change management Top 10 Tools | Landingspagina
Dat is het! De 10 change management sjablonen en tools om te gebruiken in 2024.
Let op dat het kennen van wanneer en precies hoe deze tools te gebruiken, komt met ervaring. Een helpende hand nodig? SPRING TODAY kan je helpen de juiste veranderingsexpert te vinden voor jouw transformatie.