"Iemand leren op welke knop hij moet drukken is eenvoudig. De echte uitdaging is het veranderen van hoe mensen denken en handelen, zodat het systeem de doelen erachter echt ondersteunt."
Veranderingsleider Frank Smits heeft tientallen jaren gewerkt aan complexe transformaties in verschillende landen en culturen. Via SPRING TODAY stapte hij in bij een wereldwijde producent van consumentengoederen om een Human Resources Information System (HRIS) uit te rollen. Het project besloeg 9 landen in een federatieve opzet, waarbij elke regio grotendeels zijn eigen beslissingen nam.
Het doel was een wereldwijde HR baseline die de nauwkeurigheid van gegevens verbetert, strategische planning mogelijk maakt, SOX en andere regelgevingen waarborgt en lokale praktijken afstemt op een gedeelde visie voor de toekomst.
We spraken met Frank om te horen hoe hij dit project met een hoge hefboomwerking aanpakte, wat het uniek maakte en welke lessen anderen kunnen leren van zijn aanpak.
Wat was de reikwijdte en waarom nu?
"Ze hadden al een HR-oplossing geïmplementeerd voor werving en learning management. Maar de basis ontbrak nog: een wereldwijde Core HR-module en Onboarding-module om (nieuwe) aanwervingen consistent te beheren. Dit betekende dat personeelsgegevens gefragmenteerd waren over verschillende salarissystemen in elk land.
Het doel was om dat model om te draaien door één wereldwijde bron van waarheid te creëren voor werknemersgegevens en deze te integreren met lokale salarissystemen. Maar dat is makkelijker gezegd dan gedaan als je te maken hebt met 10 landen en 12 salarissystemen.
Sommige systemen werden automatisch geïntegreerd; andere waren afhankelijk van handmatige updates. En in een gefedereerde organisatie als deze is dat een grote coördinatie-uitdaging."
"Waar gaat de verandering over? Het is transformeren naar Activiteit Gebaseerd Werken (ABW), een grote verandering ten opzichte van de oude manier van werken."
Klinkt technisch, maar was het dat ook echt?
"Ik zou dit geen technisch project willen noemen. Ja, de integraties moeten werken. Maar de grotere uitdaging is functioneel: hoe mensen met het systeem omgaan, wie verantwoordelijk is voor welke goedkeuring in het systeem, hoe ze omgaan met workflows. Dat is waar de echte transformatie plaatsvindt.
Hoe hebben we het aangepakt? We werkten met belangrijke gebruikers in elke business unit. Ze hielpen mee de processen te ontwerpen en te testen op een manier die zinvol is voor hun lokale teams. Door hen eigenaar te maken, werd de verandering van hen en niet alleen een centrale uitrol. Dat maakte adoptie mogelijk.
Van daaruit hebben we stap voor stap ondersteuning opgebouwd. We bereidden centraal trainingsmateriaal voor in het Engels, maar de echte uitrol gebeurde lokaal. Diezelfde gebruikers pasten de inhoud aan voor hun teams - soms gingen ze zelfs van locatie naar locatie om lijnmanagers in hun eigen taal te trainen. We hielden het praktisch en eenvoudig: korte instructievideo's en duidelijke checklists."
Kunt u met ons de projectfasen doorlopen?
Zo zag de tijdlijn er in de praktijk uit:
- Voorjaar 2024 - Fit-to-standard fase (Benelux focus): Identificeer waar hun behoeften verschillen van de template van het HRIS "modelbedrijf". Dit wordt ook wel de "verkennen"-fase genoemd.
- Zomer 2024 - Wereldwijde fit-to-standard-workshops: Alle landen op één lijn brengen met een gedeelde baseline, georganiseerd in Rotterdam.
- Herfst 2024 - Globaal ontwerp van de oplossing: Beslissen over workflows, definities en sjablonen (wat betekent bijvoorbeeld een voltijds equivalent? Wie keurt wat goed?).
- Winter 2024 tot voorjaar 2025 - Realisatiefase: Bouw het systeem in iteratieve sprints. Testen. Verbeteren. Herhalen.
- Voorjaar tot zomer 2025 - Testen en laatste voorbereidingen: Voer gebruikersacceptatietests, gegevensvalidaties en integratiecontroles uit.
- September 2025 - Cutover, go-live en hypercare: Volledige lancering van het systeem en een stabilisatieperiode van vier weken voor de overdracht. Ook bekend als 'Deploy' en 'Run'.
Wat maakte dit project zo uitdagend?
"Toen ik in dienst trad en vroeg: "Wie zit er in het projectteam?", was het antwoord: "Jullie zijn het projectteam."
Dit was een model met een groot hefboomeffect, wat betekende dat we sterk moesten vertrouwen op de belangrijkste gebruikers in elke business unit. Deze mensen hadden een fulltime baan en ondersteunden deze verandering naast hun dagelijkse werkzaamheden. Dat is een grote vraag.
Dus concentreerden we ons op 2 dingen: relaties opbouwen en een ritme bepalen. We bezochten lokale teams persoonlijk, bouwden een band op met hun HRD's en zetten een regelmatige "drumbeat" op: wekelijkse gesprekken, gedeelde mijlpalen en duidelijke verantwoordelijkheden. Het zorgde ervoor dat mensen zich betrokken voelden en het tempo erin hielden."
Je had het over een mentaliteitsverandering. Hoe zag die eruit?
"De grootste verschuiving in het gebruik van de HR Solution was de verschuiving van persoonsgericht denken naar positiegericht denken. Met andere woorden: niet alleen bijhouden wie in het bedrijf is, maar ook welke posities bestaan, zoals stoelen in een orkest. Elke stoel heeft vereisten, kan worden opgevuld of vacant zijn, en moet worden goedgekeurd voordat iemand nieuw kan gaan zitten.
Dat klinkt eenvoudig, maar het verandert de manier waarop managers werken. In plaats van te reageren op personeelsbehoeften, moeten ze nu vooruit plannen - vooral cruciaal in een seizoensbedrijf als dit, waar de vraag naar personeel fluctueert. Wil je een extra operator aannemen? Dan heb je eerst een goedgekeurde positie nodig.
Wat is de grotere impact van dit programma?
"Naast het stroomlijnen van processen legt dit werk de basis voor een meer uniforme HR-aanpak binnen hun gefedereerde structuur. Voor een bedrijf dat groeit via Buy & Build is standaardisatie belangrijk: het stelt je in staat om nieuwe bedrijven sneller en effectiever te integreren."
"Naast het stroomlijnen van processen legt dit werk de basis
voor een meer uniforme HR-aanpak"
Hoe heeft SPRING TODAY jou ondersteund?
"Ik heb in de loop der jaren met veel tussenpersonen gewerkt, maar SPRING TODAY steekt er met kop en schouders bovenuit. Lisette was betrokken, op de hoogte en proactief - of het nu ging om het helpen navigeren door de dynamiek van de klant of het bespreken van follow-up mogelijkheden. Dat soort partnerschap helpt echt, vooral als je alleen werkt aan een project van deze omvang."
Terugkijkend is Frank duidelijk: dit project ging nooit alleen over een systeem.
"Het liet zien wat er mogelijk is, zelfs met een slank team en een gefedereerde structuur. Door relaties op te bouwen, lokaal eigenaarschap te creëren en een vast ritme aan te houden, hebben we een complexe organisatie in beweging gekregen. Voor mij is dat het echte succesverhaal."
Jouw partner in change
Dit project laat zien wat er mogelijk is, zelfs met een slank team en een gefedereerde structuur.
Benieuwd hoe SPRING TODAY kan helpen om jouw volgende transformatie mogelijk te maken? Laten we contact opnemen!